電話總機系統

一、 電話總機系統(PBX)的重點介紹

總機系統是一種專為有效管理和分發電話通信而設計的設備，通常用於組織內外的通話管理。
以下是總機系統的主要特點。

1. 通話分發：
   總機系統具有強大的通話分發功能，能夠有效地管理和分發組織內外的通話，確保通話能夠順利連接到正確的目標。
2. 轉接功能：
   提供通話轉接功能，使使用者能夠將通話方便地轉接給其他人，確保通話的流暢性和連續性。
3. 內線通話：
   總機系統支援組織內部的內線通話，使組織內部成員能夠方便地進行內部溝通，提升工作效率。
4. 語音信箱：
   允許使用者留言和管理語音信息，使得在無法接聽電話時，仍能方便地接收和管理留言。
5. 來電顯示：
   總機系統支援來電顯示功能，能夠顯示來電的號碼或名稱，提供使用者對來電信息的即時識別。
6. 報告和記錄：
   提供詳細的通話報告和記錄功能，有助於組織內部了解通信情況、分析通話趨勢和進行統計。
7. 自動接聽：
   具有自動接聽和導航功能，使得通話能夠在沒有人工介入的情況下進行，提升通話的即時性和效率。
8. 安全性：
   實施通話安全措施，保護通信隱私，確保敏感信息不被未授權的人員訪問。
9. 擴充性：
   考慮未來擴充需求，總機系統應具有良好的擴充性，能夠隨著組織的發展進行擴充和升級。
10. 內線管理：
    提供內線管理功能，使組織能夠輕鬆地管理和設置內線，確保通信體系的組織化和合理性。

二、 需要提供的資訊

1. 業務需求：
   主要用途： 描述總機系統的主要用途，例如提高通信效率、強化內部溝通，或應對不斷增長的通話量。
   業務需求：明確列舉業務需求，包括通話管理、轉接功能、內線通話、語音信箱等，以確保系統符合實際工作流程。
2. 預估通話流量：
   提供預期的通話量，包括峰值和非峰值時段，以確保所選擇的系統配置足夠應對業務需求。
3. 位置和設置：
   具體位置：指定總機系統的具體安裝位置，例如辦公大廈、總部大廳等。
   環境資訊：描述該位置的環境條件，例如溫度、濕度，以及是否需要特殊設置。
4. 內外線需求：
   內線配置：確定組織內部的內線需求，包括分機數量和配置方式。
   外線擴展：估算外線需求，以應對外部通信，考慮潛在的擴展需求。
5. 安全和隱私需求：
   安全要求：列明特殊的安全需求，例如通話加密、訪問控制等。
   隱私保護：確保符合相應的隱私法規，並確定系統如何處理敏感信息。
6. 預算：
   可用於總機系統的預算範圍，包括硬體、軟體、和安裝成本。
7. 時間表：
   確定安裝的時間表和限期，以便組織預先安排相應的資源。
8. 聯絡方式：
   提供有效的聯絡方式，以便在討論和實施過程中能夠迅速溝通和解決問題。